Πώς να “σπάσετε” τον φαύλο κύκλο της ανεπάρκειας χρόνου και να τον οργανώσετε καλύτερα

Αν πνίγεστε στα καθήκοντα, πρώτα θα πρέπει να ξεμπερδέψετε με την όλη κατάσταση – να αποκτήσετε μια γενική εικόνα όλων όσων συμβαίνουν, να τα βγάλετε από το κεφάλι σας και να λύσετε τη βασική οργάνωση του χρόνου. Θα δείτε ότι θα νιώσετε αμέσως μια μικρή ανακούφιση. Θα το κάνουμε σε τέσσερα βήματα.

1. Καταγράψτε όλα τα καθήκοντα και τις ευθύνες

Ξεκινήστε με τις εργασίες και τις σπουδές. Καταγράψτε όλα τα καθήκοντα που βρίσκονται στο γραφείο σας, όλα τα πρότζεκτ που σας περιμένουν, καθώς και τις συνήθεις υποχρεώσεις σας. Αυτό θα μπορούσε να είναι η σύνταξη μηνιαίων αναφορών, οι τακτικές συναντήσεις κ.λπ. Πρέπει να αποκτήσετε την καλύτερη δυνατή εικόνα.

Κάντε το ίδιο και με τα προσωπικά σας καθήκοντα. Καταγράψτε τις τρέχουσες υποχρεώσεις σας, από το να κλείσετε ένα ραντεβού με τον οδοντίατρο μέχρι να αγοράσετε ένα δώρο για ένα πάρτυ γενεθλίων. Όλα όσα κουβαλάτε στο μυαλό σας. Αν έχετε τακτικά πιο απαιτητικές οικιακές εργασίες (όπως το κούρεμα του κήπου), βάλτε και αυτές στο χαρτί.

3. Διαγράψτε, αναθέστε ή ζητήστε βοήθεια

Τότε έρχεται η ώρα να απαλλαγείτε από ασήμαντες εργασίες. Είτε αναθέτοντάς τες είτε απλά διαγράφοντάς τες από την λίστα σας. Πραγματικά δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Μπορείτε να αναθέσετε τη δουλειά σε κάποιον από την ομάδα, να προσλάβετε έναν εξωτερικό συνεργάτη ή να πάτε στον προϊστάμενό σας με τη λίστα των καθηκόντων σας και να τους ζητήσετε να βάλετε μαζί προτεραιότητες.

Πριν ξεφύγει η κατάσταση από τον έλεγχο, τι θα λέγατε να καλέσετε κάποιον να σας βοηθήσει με το καθάρισμα του σπιτιού ή να λύσετε το προγραμματισμένο κυριακάτικο γεύμα καλώντας την οικογένεια σε ένα εστιατόριο αντί για το σπίτι; Σίγουρα θα βρείτε μία λίστα από υποχρεώσεις που δεν χρειάζεται να κάνετε μόνοι σας. Αξίζει τον κόπο να έχετε ηρεμία και χρόνο για χαλάρωση.

4. Χωρίστε τις μεγαλύτερες εργασίες σε μικρότερα κομμάτια

Γνωρίζετε αυτό το συναίσθημα όταν έχετε μπροστά σας ένα μεγάλο έργο, αλλά το αναβάλλετε συνέχεια επειδή δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε;

Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να αναλύετε όλες τις μεγάλες εργασίες (έργα) στα μικρότερα δυνατά μέρη. Σε αυτά που διαρκούν μόνο λίγα λεπτά. Για παράδειγμα, μπορείτε να χωρίσετε την προετοιμασία της παρουσίασης σε έρευνα πληροφοριών, προετοιμασία του περιγράμματος, δημιουργία διαφανειών, βελτίωση του σχεδιασμού κ.λπ. Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα ταυτόχρονα. Όταν έχετε δημιουργήσει μία λίστα, μπορείτε να τις προχωρήσετε βήμα προς βήμα, ακόμη και αν σας απομένουν μόνο δεκαπέντε λεπτά γι’ αυτές.

Πώς να προγραμματίσετε την ημέρα σας για να πετύχετε το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα

Ξέρετε ήδη τι σας περιμένει. Το επόμενο βήμα είναι να προγραμματίσετε σωστά τις υποχρεώσεις. Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο ή μία από τις εφαρμογές διαχείρισης χρόνου, αποφύγετε να προσπαθείτε να έχετε όλες τις υποχρεώσεις στο μυαλό σας. Θα ανακουφιστείτε.

Προγραμματίστε τουλάχιστον κάθε εβδομάδα, ίσως και κάθε μήνα. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε να αναλάβετε περισσότερα καθήκοντα, όταν για παράδειγμα γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι έχετε προθεσμία για να παραδώσετε μία μηνιαία έκθεση. Παραθέτουμε παρακάτω τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε:

1. Πρώτον, καταγράψτε τις επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις που έχετε ανά ημέρα. Τουλάχιστον για τον επόμενο μήνα.
2. Αναθέστε στον εαυτό σας μόνο μία απαιτητική δουλεία κάθε μέρα. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα αισθάνεστε πιεσμένοι και θα συγκεντρώνεστε καλύτερα.
3. Προσθέστε μερικές μικρότερες, λιγότερο απαιτητικές υποχρεώσεις κάθε μέρα. Δοκιμάστε να ομαδοποιήσετε παρόμοιες εργασίες μαζί. Αν συντονιστείτε σε ένα είδος εργασίας, σίγουρα θα καταφέρετε να είστε πιο αποδοτικοί. Μπορείτε να τις χωρίσετε, για παράδειγμα, σε αναλυτικές και δημιουργικές εργασίες.
4. Ορίστε ένα χρονικό όριο για κάθε δουλειά. Βεβαιωθείτε ότι το όριο είναι ρεαλιστικό και μπορείτε πραγματικά να το εκπληρώσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να τηρήσετε ένα πλάνο και να μη μεταπηδάτε από τη μία δουλειά στην άλλη.
5. Μην γεμίζετε το καθημερινό σας πρόγραμμα ασφυκτικά. Αφήνετε πάντα χρόνο για απροσδόκητες καταστάσεις.
6. Υπολογίστε επίσης τακτικά διαλείμματα. Το να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να τεντωθείτε, να κάνετε έναν σύντομο περίπατο ή να διαλογιστείτε θα σας το ανταποδώσει πολλαπλά.

Μέθοδοι διαχείρισης χρόνου που ενισχύουν την παραγωγικότητα

Έχουμε ένα χρονοδιάγραμμα, οπότε τώρα θα εξετάσουμε συγκεκριμένες μεθόδους διαχείρισης του χρόνου που θα μας βοηθήσουν να τηρήσουμε το χρονοδιάγραμμα.

• Κλείνουμε πρώτα την πιο σημαντική εργασία της ημέρας (φάτε πρώτα τον βάτραχο) – μπορούμε να συγκεντρωθούμε καλύτερα το πρωί. Έχοντας τελειώσει το πιο σημαντικό καθήκον μέχρι το μεσημέρι, θα έχετε πιο θετική διάθεση για το υπόλοιπο της ημέρας και η εργασία θα κυλήσει πιο εύκολα.
• Θέστε στον εαυτό σας προθεσμίες – ακόμη και για καθήκοντα που δεν έχουν σαφή προθεσμία. Αυτό θα σας δημιουργήσει μια αίσθηση επείγοντος και θα σας βοηθήσει να συγκεντρωθείτε και να παραμείνετε κινητοποιημένοι.
• Δοκιμάστε την Τεχνική Πομοντόρο (Pomodoro Technique) – αυτό σημαίνει να εργάζεστε με συγκέντρωση για 25 λεπτά συνεχόμενα και στη συνέχεια να κάνετε ένα διάλειμμα 5 λεπτών. Θα σας βοηθήσει να μην προσπαθείτε να ξεφύγετε από τη δουλειά.
• Αντί για multi-tasking, προτιμήστε το single-tasking – μελέτες έχουν δείξει ότι το multi-tasking προκαλεί στρες στον εγκέφαλο και μειώνει την ποιότητα της εργασίας μας. Επομένως, κλείστε όλα τα περιττά παράθυρα στο πρόγραμμα περιήγησης και επικεντρωθείτε σε μία μόνο δραστηριότητα κάθε φορά.
• Αφιερώστε λίγες ώρες για εστιασμένη εργασία – οι δύσκολες υποχρεώσεις θα είναι τότε πιο εύκολες για εσάς. Βρείτε μια ήσυχη γωνιά, απενεργοποιήστε όλες τις ειδοποιήσεις και αφιερώστε μερικές ώρες σε βαθιά εργασία. Στη συνέχεια, κάντε ένα διάλειμμα και μη διστάσετε να ανταμείψετε τον εαυτό σας με κάποιο τρόπο.
• SΘέστε όρια – αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, να λέμε “ΟΧΙ” όταν το “ΝΑΙ” θα σήμαινε ότι θα πηγαίναμε ενάντια στον εαυτό μας. Ή να μην φορτώνουμε πολλά στον εαυτό μας μόνο και μόνο για να ανακουφίσουμε ή να διευκολύνουμε τους άλλους. Και αυτό είναι επίσης διαχείριση του χρόνου.

Μπορεί να μοιάζει δύσκολο τώρα, αλλά πάντα υπάρχει διέξοδος. Ωστόσο, μην είστε πολύ σκληροί με τον εαυτό σας. Χρειάζεται χρόνος για να συνηθίσετε τη δομημένη εργασία και να εξασκηθείτε στην πειθαρχία. Ξεκινήστε σταδιακά και γιορτάστε κάθε πρόοδο.

Η διαχείριση του χρόνου, η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και η αναβλητικότητα είναι επίσης εξαιρετικά θέματα για θεραπεία. Κανένα πρόβλημα δεν είναι “μικρό”. Ένας ειδικός θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τις σκέψεις σας, να θέσετε προτεραιότητες, να βρείτε κίνητρα και, πάνω απ’ όλα, μια διέξοδο από το χάος. Στην Hedepy, προσφέρουμε θεραπεία online και μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε περισσότερους από 25 πιστοποιημένους θεραπευτές.

Δείτε πώς λειτουργεί.